vdeskWie können wir helfen?
Finde verständliche Antworten für Projekte, Aufgaben, exakte Arbeitszeiten, Kundenabrechnung, KI, Apps und Administration.
Alles, was dein Team für vdesk braucht.
Ein durchgängiger Arbeitsfluss statt einzelner Werkzeuge.
vdesk verbindet operative Arbeit, prüfbare Projektzeiten und Kundenabrechnung in einem gemeinsamen Datenmodell. Jede Ebene bleibt nachvollziehbar miteinander verknüpft.
Oberflächen
Web-App, installierbare PWA, Desktop-App und Mobile-App greifen nach Anmeldung auf denselben Workspace zu.
- Responsive Bedienung
- Lokaler Gerätespeicher für unterstützte Offline-Funktionen
- Synchronisierungsstatus sichtbar
Gemeinsamer Datendienst
Kontobezogene Projektdaten werden zentral gespeichert und zwischen den angemeldeten Geräten abgeglichen. Der Produktivbetrieb ist ausschließlich für Rechenzentren in Frankfurt am Main vorgesehen.
- Datenbank, Dateien, Backups und Protokolle in Frankfurt
- Vorgesehene Produktionsinfrastruktur nach Betreiberangabe ISO/IEC 27001-zertifiziert
- Übertragung über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen
- Konfliktprüfung bei Aufgabenänderungen
Getrennte KI-Modi
Lokale Verarbeitung und verbundene Cloud-KI sind bewusst getrennt. Der aktive Modus bleibt für Nutzer sichtbar.
- Lokales Modell auf dem Gerät
- Cloud-Zugriff nur über freigegebene API
- Menschliche Freigabe für verbindliche Aktionen
Nachweise und Exporte
Projektzeiten bleiben einzeln prüfbar und werden erst nach Kontrolle in externe Dokumente überführt.
- CSV für Auswertung und Buchhaltung
- PDF über druckoptimierte Dokumente
- Rechnungsentwurf mit Leistungszeitraum
Schritt für Schritt zum Ergebnis.
Jede Anleitung ist auf die aktuelle vdesk Beta abgestimmt und nennt die notwendigen Freigabepunkte.
So funktioniert vdesk
Verstehe den Weg vom Kundenprojekt über Aufgaben und Zeiten bis zum Leistungsnachweis.
- 1
Ein Workspace bündelt Personen, Projekte, Portfolios, Ziele, Zeiten und Abrechnungen eines Unternehmens.
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Ein Projekt enthält den Kunden, das Budget, den Stundensatz, den geplanten Zeitraum und die zugehörigen Aufgaben.
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Aufgaben werden verantwortlich delegiert. Empfänger nehmen sie an oder lehnen sie mit einer Rückmeldung ab.
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Arbeitszeiten werden einem Projekt zugeordnet und als abrechenbar oder intern gekennzeichnet.
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Aus bestätigten Projektzeiten entstehen Auswertungen, Leistungsnachweise und Rechnungsentwürfe.
Konto und Workspace einrichten
Schließe den Einrichtungsassistenten ab und lege den ersten Arbeitsbereich an.
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Wähle auf der Startseite Kostenlos registrieren oder Anmelden.
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Bestätige im Onboarding Unternehmen, Rolle und Teamgröße.
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Lege fest, ob vdesk AI standardmäßig lokal oder über eine verbundene LLM-API arbeitet.
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Erstelle im letzten Schritt dein erstes Kundenprojekt einschließlich Stundensatz und Planstunden.
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Prüfe danach in der Admin-Konsole die Grundeinstellungen und lade Teammitglieder ein.
Ein Kundenprojekt anlegen
Erfasse Projektumfang, Kunde, Budget, Stundensatz und geplante Arbeitszeit.
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Öffne Projekte und wähle Projekt erstellen.
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Vergib einen eindeutigen Projektnamen und ergänze Kunde, Kunden-E-Mail und Beschreibung.
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Hinterlege Budget, internen oder externen Stundensatz sowie geplante Stunden.
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Lege Start- und Fälligkeitsdatum fest und speichere das Projekt.
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Öffne anschließend Übersicht, Liste, Board oder Zeitleiste und ergänze die ersten Aufgaben.
Aufgaben verbindlich delegieren
Weise eine Aufgabe zu und verfolge Annahme, Ablehnung und Fortschritt.
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Wähle Aufgabe erstellen und beschreibe das gewünschte Ergebnis verständlich.
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Ordne Projekt, Priorität, Fälligkeitsdatum und die E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person zu.
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Nach dem Speichern erhält die Person die Aufgabe als hervorgehobenen Hinweis und in ihrer Inbox.
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Die verantwortliche Person nimmt an oder lehnt mit einer optionalen Begründung ab.
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Du erhältst die Rückmeldung in deiner Inbox und siehst den Status im Delegations-Tracker.
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Nach Annahme kannst du den Fortschritt von To-do über In Arbeit und Review bis Erledigt verfolgen.
Projektfortschritt und Budget überwachen
Vergleiche Aufgabenstatus, Planzeit, Ist-Zeit, Leistungswert und Restbudget.
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Öffne das gewünschte Projekt und wechsle zur Übersicht.
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Prüfe erledigte und offene Aufgaben sowie anstehende Fristen.
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Vergleiche geplante Stunden mit den bereits gebuchten Projektzeiten.
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Beobachte Leistungswert und verbleibendes Budget, bevor ein Grenzwert erreicht wird.
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Nutze vdesk AI für eine Zusammenfassung von Risiken und vorgeschlagenen nächsten Schritten.
Arbeitszeit minutengenau erfassen
Nutze den Live-Timer oder trage eine bereits geleistete Projektzeit nach.
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Öffne Zeiterfassung und wähle das Projekt aus.
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Beschreibe die konkrete Leistung so, dass sie für den Kunden nachvollziehbar ist.
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Starte den Live-Timer. Beim Stoppen wird die Dauer minutengenau gespeichert.
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Alternativ wählst du Zeit manuell erfassen und trägst Datum, Dauer und Beschreibung ein.
- 5
Kennzeichne die Buchung als abrechenbar oder intern und kontrolliere den Stundensatz.
- 6
Korrigiere fehlerhafte Einträge vor der Erstellung eines Leistungsnachweises.
Projektzeiten auswerten und exportieren
Erstelle eine prüfbare Übersicht für interne Auswertung oder Kundenfreigabe.
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Öffne Zeiterfassung und filtere nach Projekt und gewünschtem Leistungszeitraum.
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Prüfe Mitarbeiter, Beschreibung, Dauer, Abrechenbarkeit und Stundensatz.
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Wähle CSV exportieren für die Weiterverarbeitung in Tabellen- oder Buchhaltungssoftware.
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Nutze den Leistungsnachweis beziehungsweise die Druckansicht für ein PDF-Dokument.
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Speichere die Datei in der Kundenakte oder füge sie dem Rechnungsversand bei.
Rechnung vorbereiten und an Kunden senden
Überführe bestätigte Zeiten in einen Rechnungsentwurf mit Leistungsnachweis.
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Öffne Abrechnung und wähle Projekt sowie Abrechnungszeitraum.
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Erstelle einen Entwurf aus allen abrechenbaren Zeitbuchungen des Zeitraums.
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Prüfe Rechnungsnummer, Netto-Summe, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und Empfängeradresse.
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Öffne die Druckansicht, um Rechnung und Leistungsnachweis als PDF zu sichern.
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Wähle E-Mail vorbereiten und bestätige Empfänger, Betreff und Begleittext.
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Der endgültige Versand bleibt eine bewusste Freigabe. Ein angebundener Maildienst kann ihn anschließend ausführen.
Lokale und verbundene KI verwenden
Wähle pro Prozess zwischen maximaler Datennähe und leistungsstarker Cloud-KI.
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Öffne vdesk AI und wähle den unterstützten Prozess, zum Beispiel Projektsteuerung oder Abrechnung.
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Wähle Lokal, wenn Modell und Eingaben auf dem aktuellen Gerät bleiben sollen.
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Bestätige beim ersten lokalen Einsatz den Modelldownload; danach kann das Modell auf dem Gerät zwischengespeichert werden.
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Wähle Cloud nur, wenn eine freigegebene LLM-API verbunden ist und der benötigte Kontext übermittelt werden darf.
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Prüfe jeden Vorschlag. KI darf keine Zeitbuchung, Rechnung oder Nachricht ohne menschliche Freigabe verbindlich ausführen.
Web-, Desktop- und Mobile-App installieren
Nutze vdesk auf macOS, Windows, Linux, iOS und Android.
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Im Web wählst du App installieren oder im Browsermenü Zum Home-Bildschirm.
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Für Desktop installierst du das passende Beta-Paket für macOS, Windows oder Linux.
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Für iOS und Android verwendest du den bereitgestellten Beta-Build beziehungsweise später den jeweiligen Store.
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Melde dich auf jedem Gerät mit demselben vdesk-Konto an.
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Prüfe oben in der Anwendung den Status Synchronisiert, bevor du das Gerät wechselst.
Daten zwischen Geräten synchronisieren
Halte Aufgaben, Delegationen, Projekte, Zeiten und Rechnungen auf allen Geräten aktuell.
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Änderungen werden deinem angemeldeten vdesk-Konto zugeordnet und an den zentralen Datendienst übertragen.
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Andere Geräte laden den aktuellen Stand automatisch, sobald eine Verbindung besteht.
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Bei kurzer Unterbrechung bleiben unterstützte Änderungen lokal vorgemerkt und werden später abgeglichen.
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Wenn dieselbe Aufgabe auf zwei Geräten geändert wurde, behält vdesk den zuletzt gespeicherten Stand und meldet erkannte Konflikte.
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Melde dich auf gemeinsam genutzten Geräten ab und lösche bei Bedarf den lokalen App-Cache.
Mitglieder, Rollen und Sicherheit verwalten
Steuere Zugriffe, Teams, Einladungen, KI-Vorgaben und Unternehmensdaten.
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Öffne die Admin-Konsole und prüfe Mitglieder, Teams und offene Einladungen.
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Ordne Rollen nach dem Prinzip der geringsten notwendigen Berechtigung zu.
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Biete die Zwei-Faktor-Authentifizierung als freiwilligen zusätzlichen Kontoschutz an. Jede Person entscheidet selbst über die Aktivierung.
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Lege Unternehmensname, Sicherheitskontakt, Geschäftsjahr und erlaubte KI-Modi fest.
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Prüfe regelmäßig Sitzungen, Gastzugriffe, Exporte und angebundene Apps.
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Entziehe ausscheidenden Personen den Zugriff und übertrage offene Aufgaben vor der Entfernung.
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Dokumentiere organisatorische Vorgaben für Zeiterfassung, Rechnungsfreigabe und Datenaufbewahrung.
Kurze Antworten auf wichtige Fragen.
Was wird zwischen meinen Geräten synchronisiert?+
Aufgaben, Delegationsstatus, Projekte, Projektzeiten, Rechnungen und die wichtigsten Profileinstellungen werden über dein vdesk-Konto abgeglichen. Das lokale KI-Modell selbst bleibt auf dem jeweiligen Gerät.
Kann ich vdesk ohne Installation verwenden?+
Ja. Die vollständige Web-App läuft im Browser. Für schnelleren Zugriff kannst du sie zusätzlich als installierbare Web-App oder als Desktop- beziehungsweise Mobile-App nutzen.
Bleiben Eingaben bei lokaler KI wirklich auf dem Gerät?+
Im lokalen Modus werden Modell und Eingaben direkt auf dem Gerät verarbeitet. Erst wenn du bewusst in den Cloud-Modus wechselst, kann minimierter Kontext an eine freigegebene LLM-API gesendet werden.
Kann KI selbstständig Rechnungen versenden?+
Nein. KI kann Inhalte prüfen und Entwürfe vorbereiten. Zeitbuchungen, Rechnungsbeträge und der endgültige Versand benötigen eine menschliche Bestätigung.
Wie werden angenommene Aufgaben verfolgt?+
Nach der Annahme sieht die delegierende Person Status, Fälligkeit und Fortschritt im Delegations-Tracker. Änderungen erscheinen zusätzlich in der Inbox.
Was passiert, wenn eine Aufgabe abgelehnt wird?+
Die Aufgabe erhält den Status Abgelehnt. Die delegierende Person bekommt die Rückmeldung einschließlich einer optionalen Begründung und kann neu zuweisen oder nachfragen.
Welche Zeitbuchungen erscheinen auf einer Rechnung?+
Nur Buchungen, die dem Projekt und Zeitraum entsprechen und als abrechenbar markiert sind. Interne Zeiten bleiben in der Projektauswertung, werden aber nicht berechnet.
Welche Exportformate stehen zur Verfügung?+
Projektzeiten können als CSV exportiert werden. Leistungsnachweise und Rechnungen lassen sich über die Druckansicht als PDF speichern. Weitere Buchhaltungsformate können über Integrationen ergänzt werden.
Kann ich Zeiten nachträglich erfassen?+
Ja. Nutze Zeit manuell erfassen und gib Projekt, Datum, Dauer, Beschreibung, Abrechenbarkeit und Stundensatz an. Prüfe den Eintrag vor der Abrechnung.
Funktioniert vdesk offline?+
Die App-Oberfläche und lokale KI können nach dem ersten Laden teilweise offline arbeiten. Änderungen werden vorgemerkt, soweit der jeweilige Bereich dies unterstützt. Für Kontosynchronisierung, Einladungen und Versand ist eine Verbindung erforderlich.
Wo kann ich den Synchronisierungsstatus sehen?+
Oben in der Anwendung zeigt vdesk Synchronisiert, Synchronisiert … oder Offline gespeichert. Warte vor einem Gerätewechsel auf den Status Synchronisiert.
Wer darf Mitglieder und Sicherheitseinstellungen ändern?+
Diese Bereiche sind für entsprechend berechtigte Administratoren vorgesehen. Normale Mitglieder verwalten ihre Aufgaben und freigegebenen Projekte, jedoch keine unternehmensweiten Richtlinien.
Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend?+
Nein. vdesk bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung als freiwillige zusätzliche Sicherheitsoption an. Nutzerinnen und Nutzer können sie in ihren Kontoeinstellungen selbst aktivieren oder deaktivieren.
Ist vdesk nach ISO/IEC 27001 zertifiziert?+
Die ISO/IEC-27001-Zertifizierung bezieht sich nach Betreiberangabe auf die produktive Serverinfrastruktur und den im Zertifikat genannten Betreiber. Sie ist keine Zertifizierung der vdesk-Software oder der VIDAVELOPMENT GmbH. Zertifikatsinhaber, Geltungsbereich und Gültigkeit werden vor dem Produktivbetrieb im Trust Center dokumentiert.
Kann ich meine Daten exportieren?+
Ja. Zeiten und Leistungsdaten lassen sich direkt exportieren. Ein vollständiger Unternehmens- oder Kontenexport wird über die Admin- und Datenschutzfunktionen bereitgestellt.
Wie lösche ich lokale App-Daten?+
Melde dich zuerst ab. Entferne danach die App beziehungsweise lösche Website-Daten und Cache im Browser. Dadurch werden lokale Kopien und ein eventuell geladenes lokales KI-Modell von diesem Gerät entfernt.
Bereit, das Gelernte anzuwenden?
Öffne deinen Workspace und führe den nächsten Schritt direkt in vdesk aus.